Nato nel 1936, il Gruppo Maletti è oggi un gruppo industriale che unisce 5 diverse aziende che detengono la posizione di leadership mondiale per mobili e arredi per parrucchieri, SPA e centri estetici.
Maletti Group, prima di rivolgersi a DMA per la sincronizzazione dei dati tra il suo ERP Panthera e HubSpot, aveva già commissionato un’analisi delle prerogative necessarie per l’attività di integrazione.
Il documento, che dettagliava il flusso dei processi, prevedeva un’integrazione di tipo bidirezionale, con frequenza quasi real time e senza soluzione di continuità tra l’ERP Panthera e HubSpot, di contatti, aziende, offerte e prodotti/voci offerte e ordini.
La sfida maggiore era costituita dal fatto che su HubSpot il gruppo Maletti gestiva già i contatti di due brand del gruppo: Maletti brand e Beauty Stars. In particolare, la complicazione era dovuta al fatto di implementare un sistema in grado, con un gioco di filtri e condizioni, prendere il dato HubSpot dalla BU Maletti corretta e poi sincronizzarlo sulla “corrispondente” istanza Panthera, e viceversa anche in direzione contraria.
L’integrazione con HubSpot per mezzo di ERP Bridge
Quando Maletti scelse DMA, lo fece proprio alla luce della sua esperienza nell’implementazione di progetti HubSpot tramite ERP Bridge, un’applicazione che sincronizza i dati-cliente e quelli più transazionali da HubSpot a tutte le versioni on-premises di gestionali (ERP).
HubSpot era infatti già il CRM di riferimento dell’intero gruppo, e lo strumento con il quale l’azienda gestiva attività di marketing e di pre-sales, come per esempio il tracking delle aperture delle email commerciali e l'invio di pdf di offerta con notifiche di apertura e tempo di permanenza.
Per dare l’avvio a questa integrazione, DMA chiese al consulente ERP di creare delle viste con i dati di Panthera e dare così accesso ad ERP Bridge ai dati oggetto di integrazione (Companies, Contacts, Deals, Products, Line items).
Il processo del flusso dei dati
Alla base del flusso dei dati, c’era la scelta di Maletti di usare HubSpot in prima battuta come strumento di lead generation, usare Panthera per le attività sales, e poi sincronizzare i contatti arricchiti dalle attività di vendita - per esempio offerte in pdf, ordini in pdf e voci di ordine - su HubSpot. Il tutto con una frequenza di sincronizzazione in real time e costante.
Una volta vinta la deal passa su Panthera, dove la relativa offerta viene evasa generando un ordine. L’informazione legata all’ordine inviato ritorna poi, a sua volta, su HubSpot, con numero ordine, pdf (all’offerta fatta su Panthera si aggiunge l’ordine), amount, e altre informazioni di corollario, per esempio gli articoli (line item con quantità e prezzo).
La sfida, dal punto di vista operativo, ruotava intorno al fatto che, su HubSpot, Maletti Group gestisce i dati di due aziende: Maletti, per l’appunto, e il marchio Beauty Star, che hanno team commerciali differenti.
Un contatto può essere creato sia su HubSpot sia su Panthera, e le logiche che permettono di tenere le due piattaforme sincronizzate, sono simili.
Su HubSpot, per esempio, DMA ha gestito questa distinzione creando un campo obbligatorio che assegna, già in fase di creazione, il contatto a una delle due aziende tramite dropdown menu.
Una volta creato il contatto, tramite le condition di ERP BRidge, esso passa su Panthera, che gli assegna un ID.
L’operazione, dal punto di vista tecnico, è gestita da ERP Bridge, il connettore tra ERP on-premises e HubSpot, che DMA ha sviluppato in-house e che è venduto sul mercato internazionale. Anche grazie alla collaborazione della stessa multinazionale americana, che crede tantissimo in questa soluzione.
Dicevamo del contatto. Una volta creato, esso, per essere sincronizzato, deve essere aggiunto alla tabella contatti di un database di frontiera. Il dato viene poi inviato all’ERP, che gli assegna un ID (ERP code) e lo aggiorna alle informazioni già in esso presenti, per poi rispedirlo ad HubSpot - ed è proprio grazie a questa sequenza numerica che è possibile distinguere se il contatto è Maletti o Beauty Star.
Conclusione
Grazie all’integrazione con ERP Bridge, in un mese di lavoro, ERP Bridge poté collegarsi all’account HubSpot di Maletti, e per mezzo di alcune decision rules, implementare un sistema di filtri che permettesse, di volta volta, il controllo su quale BU realizzare la sincronizzare dei dati, dando vita così a una sincronizzare bidirezionale sostanzialmente a quattro (Panthera Maletti < > HubSpot dati Maletti e Panthera Beauty Stars < > HubSpot dati Beauty Stars), che di fatto permette a Maletti di fare un importante saving sui costi relativo all’eventuale acquisto di un account HubSpot dedicato per Beauty Stars.
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